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信用政策和信用政策的制定

  我们知道信用政策是整个信用管理流程的核心部分。在信用管理中,我们经常把它看作是指导信用管理部门乃至整个流程的纲领性文件,其重要性可想而知。这样解释“信用政策”一词会让人觉得高不可攀。简单地解释,信用政策只不过是将我们在信用管理中所要做的事情提纲挈领地描述出来。这样看来,实际上每一个公司都会或多或少有它们的信用政策,因为它们在信用销售中都有自己的标准和做法,只是有些仅仅是口头传达,有些则郑重其事地写在书面文件上;有些效果显著,有些则效果不佳。

  很多企业中可能有很好的营销方案、奖励政策等,但很少形成信用政策。它们很可能解释说信用政策要灵活掌握,也可能认为信用政策只是形式而已,但这都反映了企业没有充分意识到信用政策的重要性。信用政策的重要性体现在:

  ● 为整个流程定下明确的目标和宗旨

  企业的任何工作都要有一个明确的目标,信用管理也不例外。它的目标就是通过企业的信用政策来表达出来。信用管理流程的目标是整个企业战略目标中重要的一部分,他规定了信用管理要以良好的回款速度和严格地控制坏账率来支持企业的总体目标,在明确的目标下,信用流程中涉及的相关部门就可以具体地安排人力、物力来确保目标的实现。

  ● 详细描述了信用流程的每一个步骤

  信用政策首先描述了产品的信用销售要完成的流程,这些步骤可能要涉及销售、生产、质量控制和客户服务等部门。制定和调整信用政策的过程即是决定权限和职责的划分,在一定情况下,“什么人该做什么事”。这样就可以避免出现问题无人过问的情况。信用管理政策内容会根据企业不同的情况而不同。

  ● 书面的信用政策利于企业的参照执行

  信用管理政策必须制作成标准书面文件,由管理层签署下发。一方面公司的高层管理者可以认识到赊销管理在公司中的角色;另一方面企业所有管理人员、业务人员、财务人员、信用管理人员和其他相关人员都需人手一册,这样可以让与客户接触的每一个人都清楚公司的赊销原则。另外书面的信用政策可以指导信贷人员的日常工作,同时有助于业务上的新手很快老练起来,以免出现由于人员流动带来的业务上的混乱。

  ● 明确的审批和操作标准减少了人为因素的影响

  由于有了书面的信用政策,在面对客户提出更宽松的信用条件时,信用经理或销售经理可以先以信用政策为由“礼貌”地拒绝,从而减少非授权人员的特殊赊销处理,同时还可以减少营私舞弊、腐败现象的出现。通常,企业会讲信用政策中与客户相关的部分整理成册发给客户,这也表现了对客户认真负责的工作态度。了解了信用政策的重要性,下面我们详细介绍企业如何制定信用政策以及信用政策所包括的内容。

  信用政策的内容

  一般而言,信用管理政策手册的形式和内容会因企业的目标、组织结构、业务内容的不同而不同,但基本内容应包括信用管理的目标、组织结构及职责、客户信用评估、信用条款、信用检查、应收账款管理几部分。另外企业可以根据其所在行业的特点,以及流程的具体需要而加入相关的内容说明工作的具体流程。下面我们分别讲解。

  1、 目标

  企业进行信用管理的目的并非是要企业为避免风险而丢掉生意和机会,而是给企业确定一个承担的商业风险的范围,从而增加有效和有利可图的销售。然而企业要提高销售、降低风险的水平是要用相应的指标来具体描述的,同时要有具体的数字来衡量和考核。通常企业实施信用政策设定的目标是:

  •通过合理的信用销售支持企业的销售目标;

  •保持回款速度;

  •保持低坏账率;

  •确保高水平的客户服务。

  2、 组织结构

  这里组织结构是指与整个流程相关的管理和组织结构。它首先要规定谁对整个信用管理流程负责,有权进行调整。通常企业要成立专门的工作小组来负责整个流程的审定和修改,通常这个小组要由主管财务的副总来担当。其次它要规定信用部门的构成、组织图表、工作范围、委托的权责界定,同时还要其他相关部门的权责界定。在这部分中,企业还可以说明信用部门的地位和与其他部门的关系,以及常规和特别情况下的授权界定等等。

  3、 客户信用评估

  这部分应简明扼要地说明信用部门对客户进行评估的依据、方法和目的。例如信用部门利用客户的付款记录、财和情况、内部信息、外部信息等等进行综合加权平均来评估客户,评估结果用于确定客户的信用额度和信用条款。

  如果对这一部分进行详细规定,还应包括客户调查和信用评估两部分。

  客户调查中要解释如何收集客户资料?如何自行收集客户材料?如何向客户直接索取资料如何从资信调查机构获得参考资料?如何进行资料的更新?等等问题。

  在客户信用评估中还可以规定以下内容:

  (1) 客户如何进行信用申请;

  (2) 客户赊销的标准;

  (3) 怎样确定新客户的信用额度;

  (4) 特殊交易条件下的信用安排;

  (5) 增加或减少信用限额的方式;

  (6) 增大信用额度和延长赊销时间的程序和要求;

  (7) 担保条件规定;

  4、 信用条款

  信用条款是对信用评估结果的直接应用。由于不适当的信用条款将导致信用期限延长、还款速度下降,所以信用条款也是为了达到信用政策所规定目标的重要部分。因此,在这一部分要设定不同的条件下提供销售和服务的标准条款。

  同时还要规定企业中对不同的信用限额和信用时间的审批权限,以及相应的监督机制。

  5、 信用核查

  在与一家客户有长期交易时,对客户的赊销额是不断变化的。企业要有相应的机制来监控这种赊销额的变化一即风险的变化,以决定与客户进行信用交易的策略。例如,对同一客户的所有新定单必须中到原有定单上,并比较客户账号上的总额是否超过其赊销额度。如果定货额超过赊销额度须申报主管经理,由主管经理决定采取什么方式解决,如通过先付部分贷款或某种担保,否则要停止信用交易以控制总体的风险。待客户的应收账款额或交易条件有所改善,则还可以继续交易。信用检查是控制企业总体风险的主要手段。

  6、 应收账款管理

  这一部分涉及内容较多,主要包括对企业债仅的保障、管理和追收做出规定。在保障措施中,企业要针对不同业务的风险,对风险较大的业务采用信用保险、保理、信用证、动产和不动产抵押等债权保障措施,同时规定业务操作的规范。

  在管理和追收过程中,企业要对如何管理应收账款进行详细规定。通常这一部分企业可以形成专门的收账手册。基本内容有:

  (1) 定义与收账任务有关的各种权力和义务;

  (2) 建立“未逾期账款询问”制度以及实施方式;

  (3) 需要采用追收的警告和制裁手段(电话追讨、信函追讨和上门追讨等);

  (4) 收账的时间安排;

  (5) 收账每个时间段的确定;

  (6) 最终追收方式的确定;

  (7) 使用抵押品的时机及处理抵押品的方法;

  (8) 转移到收账机构的时间和程序;

  (9) 转移到律师事务所的时间和程序;

  (10) 特殊情况下的选择。

  7、 信用政策要考虑的其它问题

  不同企业的信用政策可能会根据实际情况增加一些不同的内容。

  主要内容有:

  (1)客户破产/坏账程序——当客户破产后企业应采取的步骤,以及注销坏账程序;

  (2)信用管理报告——企业内部报告的制度,以及信用部门每月进行信用报告的内容和格式等;

  (3)标准的表格和信函——可以汇总企业所有的标准表格、协议、内部文件等供相关人员对照执行;

  (4)衡量信用部门业绩的方法。

  (北京正信信用评价有限公司理论研究部供稿)

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